Technical Support Consultant - استشاري تقديم الدعم الفني

الشروط المرجعية

المسمى الوظيفي: استشاري تقديم الدعم الفني في تقييم الاحتياجات والقدرات الوظيفية والمؤسسية لإدارة المعلومات والاحصاء والتوثيق في دواوين المحافظات والمديريات المستهدفة. 

تقديم التقارير إلى: مدير المشروع.
الموقع: عدن.
مدة العقد: شهرين

التعريف بمنظمة صناع النهضة:

منظمة صناع النهضة هي منظمة غير حكومية وطنية مسجلة في وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل برقم 284. مهمتنا هي أخذ زمام المبادرة لتمكين المجتمعات في اليمن من خلال الاستجابة الإنسانية وبرامج التنمية المستدامة بطريقة مهنية من خلال شراكات فعالة. بدأت منظمة صناع النهضة نشاطها في اليمن منذ عام 2012 وتقوم بتنفيذ مشاريع في خمس قطاعات وهي الأمن الغذائي وسبل المعيشة، والتعليم، والمياه والصرف الصحي، والمأوى، والحوكمة وبناء المهارات.
عنوان المشروع:
مشروع تعزيز المرونة المؤسسية والاقتصادية في اليمن.

هدف المشروع:

الهدف من هذه الشروط المرجعية هو تحديد واختيار استشاري لتقديم الدعم الفني لإدارة المشروع وتقييم الاحتياجات والقدرات الوظيفية والمؤسسية لإدارة المعلومات والاحصاء والتوثيق في دواوين المحافظات والمديريات المستهدفة وتحديد احتياجات ومتطلبات تعزيز قدراتها وتحسين ادائها لتحقيق الاهداف وبما يتوافق مع ظروف ومتطلبات مهامها لتحسين مستوى تقديم الخدمات العامة للمواطنين.

المحافظات المستهدفة:

•  خمس محافظات هي (عدن - لحج - مأرب - حضرموت - تعز)
•  عدن (خور مكسر – المنصورة – الشيخ عثمان – دار سعد – البريقة)
•  لحج (تبن – الحوطة – المضاربة وراس العارة – يافع – حبيل جبر) 
•  تعز (القاهرة – المظفر – صالة) 
•  حضرموت الساحل (المكلا – غيل باوزير – الشحر)
•  حضرموت الوادي (سيئون – تريم – القطن)
•  مأرب (مأرب المدينة – مأرب الوادي – حريب)   

مهام العمل: 

• تحليل الوضع الراهن لإدارة المعلومات والاحصاء والتوثيق في دواوين المحافظات والمديريات المستهدفة وكيفية تحسين وتقوية قدراتها المؤسسية والوظيفية وفقاً لأفضل الممارسات التي يمكن اتباعها في ضوء الممارسات المحلية والعالمية
• تقييم الاحتياجات والقدرات الوظيفية والمؤسسية الحالية والمرغوبة لإدارة المعلومات والاحصاء والتوثيق وقياس الفجوة بينهما، وتحليل العوامل الداخلية (نقاط القوة والضعف) والخارجية (الفرص والتحديات) المؤثرة على أدائها
• تحليل مهام إدارة المعلومات والاحصاء والتوثيق في دواوين المحافظات والمديريات المستهدفة وتحديد الصعوبات والمعوقات والتهديدات التي تواجه أداء الإدارات وكيفية معالجتها، تحليل الفرص وطرق استغلالها
• تحليل مدى تنفيذ الإدارات لمهامها واختصاصاتها واسباب ومسببات عدم التنفيذ الكلي او الجزئي 
• تحليل فجوات الموارد البشرية (الكادر المطلوب، المؤهل) والمعرفية ومهارية (التأهيل والتدريب) وفجوات الموارد المادية وبيئة العمل والتجهيزات والأثاث المكتبي والفني كالأجهزة والمعدات
• تحليل الفجوات التقنية والبرمجيات المعلومات والبيانات
• تحليل مدى ملائمة القدرات الحالية على المستوى التنظيمي والإداري والمالي والمعلوماتي لتنفيذ مهام الإدارة وتحقيق اهدافها
• تقييم كفاية وفاعلية القدرات البشرية لاستخدامات الموارد المادية والمالية، وتحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين
• تحليل الروابط والعلاقات الاتصالية الرأسية والافقية بين إدارة المعلومات والاحصاء وادارات السلطة المحلية والمجتمع والمؤسسات المحلية والدولية، وتحديد الثغرات / الفجوات ونقاط الضعف المرتبطة (رسم خارطة العلاقات والروابط) 
• تحديد الاحتياجات وترتيب الأولويات لتحسين بيئة العمل مثل: الأجهزة والمعدات والاثاث والصيانة، وأنظمة/ آليات.

النتائج المسلمة:

يلتزم الاستشاري وفق عقد العمل الموقع بين الطرفين على تسليم النتائج التالية:

1.  اعداد عرض فني تفصيلي يوضح مراحل تقييم الاحتياجات
2.  اعداد نماذج التقييم ومشاركتها للموافقة عليها
3. تنفيذ التقييم على مستوى المحافظات والمديريات المستهدفة في المحافظات والمديريات المستهدفة. 
4.  اعداد تقرير تقييم الاحتياجات والتقييم المؤسسي وتسليمة بالعربي والإنجليزية وفق المحاور التالية: 

المقدمة:

•  شرح الغرض من التقرير ونطاقه.
•  معلومات أساسية موجزة عن السلطة المحلية وإدارتها المعنية بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
•  لمحة عامة عن عملية التقييم

المنهجية:

•  شرح الأساليب المستخدمة لإجراء التقييم.
•  وصف مصادر البيانات المستخدمة.
•  شرح المعايير المستخدمة لتقييم أداء القسم.

النتائج:

•  لمحة عامة عن البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الإدارة وأنظمتها وعملياتها.
•  تحليل أداء الإدارة بالمقارنة مع المعايير المحددة في المنهجية.
•  تحديد نقاط القوة والضعف في قدرات الإدارة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
•  وضع معايير مرجعية للسلطات المحلية أو المعايير الصناعية الأخرى (عند الاقتضاء).

التوصيات:

•  توصيات محددة للتحسين استنادا إلى النتائج.
•  تحديد أولويات التوصيات على أساس الاستعجال والأثر.
•  إيضاح الفوائد المحتملة لتنفيذ التوصيات.

الاختتام:

•  موجز النتائج والتوصيات.
•  تعزيز أهمية تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في عمليات السلطات المحلية.
•  الإقرار بالقيود المفروضة على التقييم والاقتراحات المتعلقة بالأعمال المقبلة

المؤيدات:

•  دعم البيانات والأدلة المستخدمة في التقييم.
•  معلومات إضافية عن المنهجية والمعايير المستخدمة.
•  التفاصيل الفنية لنظم الإدارة وهياكلها الأساسية (عند الاقتضاء)

5  إعداد خطة تنمية القدرات الوظيفية والمؤسسية لإدارات إدارة المعلومات والاحصاء والتوثيق في دواوين المحافظات والمديريات المستهدفة مع ارفاق النماذج الخاصة وفق المحاور التالية:

التخطيط والتصميم:

 تحديد الأهداف والخطط الاستراتيجية.
 تصميم الحلول الفعالة والمناسبة لتحقيق هذه الأهداف.
 التركيز على تحليل الأنظمة والتطبيقات وتصميمها بطريقة فعالة ومناسبة للأهداف.

التدريب والتعليم:

 تعزيز الفرص للتدريب والتعليم لتحسين المهارات والمعرفة في مجالات تقنية المعلومات وإدارة النظم.

الأمن والحماية:

•  دعم تطبيق الممارسات الأمنية والحماية للمعلومات.
•  توفير الحلول الفعالة لحماية البيانات والحفاظ على خصوصية المعلومات.

الابتكار والتطوير:

•  ماهي حلول وتقنيات الحديثة والمبتكرة لتحسين الأداء وتطوير النظم والمعلومات.
•  اهم الأدوات الحديثة والمتطورة في تطوير وإدارة الأنظمة والتطبيقات والحلول الحاسوبية.

6  تقديم تصور فني ومالي للفكرة المناسبة للتطبيق لتقديم الحلول التقنية للمديريات المستهدفة. 

التسليم والدفع:
الية الدفع: 

1.    30% عند توقيع العقد.
2.    30% عند انجاز50% من المهام.
3.    40% عند الانتهاء من التقييم وتسليم التقارير النهائية.

المؤهلات والمهارات والخبرة:

درجة الماجستير في تقنية المعلومات أو إدارة الأعمال، أو أي مجال آخر ذي صلة.

الخبرة:

خبرة عمل لا تقل عن 10 سنوات في اعداد وتطوير منهجية عمل الية الإحصاء والتوثيق، والدعم المؤسسي وبناء القدرات للوحدات الحكومية العمل الإداري، أو أي مجال موضوعي آخر.  المعرفة العملية والنظرية حول إدارة الإحصاء والتوثيق والمعلومات في اطار السلطات المحلية.

المهارات والصفات:

مهارات إدارة المهام القوية بما في ذلك الاهتمام بالتفاصيل لتحقيق الجودة المطلوبة في الوقت المناسب
مهارات الية عمل الشبكات الرقمية والانظمة الرقمية المستخدمة في الإحصاء والارشفة، بما في ذلك الخبرة مع تطبيقات الحاسوب مايكروسوفت أوفيس والشبكات الرقمية الداخلية والخارجية.
القدرة على العمل بشكل مستقل وحل المشكلات واتخاذ القرارات.
القدرة على تقييم الاحتياج وعكسها في قوالب مبوبة 
القدرة على كتابة إعداد خطط بناء القدرات عالية الجودة 
مهارات عالية في التنسيق والاتصال والإقناع والعرض 

تدعو منظمة صناع النهضة الاستشاريين الأفراد لتقديم عروضهم الفنية مع توفير كافة الاثباتات اللازمة في اعداد وتطوير منهجية ونماذج من الأعمال السابقة او غيرها وكذلك تدعوهم لتقديم عروضهم المالية. يرجى ارسال السيرة الذاتية الى جانب العروض الفنية والمالية على الايميل [email protected] 

Terms of Reference

Job title: Technical support consultant in assessing the functional and institutional needs and capabilities of the Department of Information, Statistics and Documentation in the offices of the targeted governorates and districts.
Submit reports to: The project manager.
The location: Aden.
Duration of the contract: two months

Introduction of the Nahda Makers Organization:
Nahda Makers Organization is a national non-governmental organization registered with the Ministry of Social Affairs and Labor No. 284. Our mission is to take the initiative to empower communities in Yemen through humanitarian response and sustainable development programs in a professional manner through effective partnerships. Nahda Makers Organization has been active in Yemen since 2012 and is implementing projects in five sectors: Food Security and Livelihoods, Education, WASH/Health, Shelter, Governance and Capacity Building.

Project Title:

Strengthen institutional and economic resilience in Yemen.

TOR objective:

The objective of these Terms of Reference is to identify and select a consultant to provide technical support to the project management, to assess the functional and institutional needs and capabilities of the Departments of Information, Statistics, and Documentation in the offices of the targeted governorates and districts, to determine the needs and requirements to enhance the Departments' capabilities, improve their performance to achieve the goals and in accordance with the conditions and requirements of their tasks to improve the level of providing public services to citizens.

Targeted governorates:

•  Five governorates (Aden - Lahj - Marib - Hadramaut - Taiz)
•  Aden (Khur Maksar - Al Mansura – Al-Shaikh Outhman - Dar Sad - Al Buraiqeh)
•  Lahj (Tuban - Al Hawtah - Al Madaribah Waras Al Arah - Yafa'a- Habil Jabr)
•  Taiz (Cairo - Al Mudfar - Sala)
•  Hadramaut Al Sahel (Mukalla - Ghayl Ba Wazir – Al-Shihr)
•  Hadramaut Al Wadi (Sayun - Tarim - Al Qotn)
•  Marib (Marib city - Marib Al Wadi - Harib)

Job tasks:

• Analyze the current situation of the Departments of Information, Statistics and Documentation in the offices of the targeted governorates and districts and how to improve and strengthen their institutional and functional capabilities according to the best practices that can be followed in accordance with the local and international practices.
• Assessing current and desired functional and institutional needs and capabilities for the departments of information, statistics and documentation, identifying the gap between them, and analyzing internal factors (strengths and weaknesses) and external factors (opportunities and challenges) affecting their performance.
• Analyzing the tasks of the departments of information, statistics and documentation in the offices of the targeted governorates and districts; identifying the difficulties, obstacles and threats facing the performance of the departments and how to address them and analyzing opportunities and ways to exploit them.
• Analyzing the extent to which the departments implement their tasks and competencies, and the causes and reasons for non-implementation in whole or in part.
• Analyzing the gaps in human resources (required, qualified staff), knowledge and skills (qualification and training), gaps in logistical resources, work environment, equipment, office and technical furniture such as devices and equipment.
• Analyzing the gaps in technical and software information and data.
• Conducting an analysis of the departments' current capabilities at the organizational, administrative, financial, and informational levels to determine their suitability for carrying out the departments' tasks and achieving their objectives.
• Assessing the adequacy and effectiveness of human capabilities for the usage of logistical and financial resources and determining the training needs of employees.
• Analyzing vertical and horizontal communication links and relationships between the Departments of Information and Statistics, local authority departments, society and local and international institutions, and identifying gaps and associated weaknesses. (Drawing a map of relationships and links)
• Determine needs and sort priorities to improve the work environment, such as devices, equipment, furniture, maintenance, and systems/mechanisms.

Delivered results:

The consultant shall, in accordance with the work contract signed between the two parties, deliver the following results:

1  Preparing a detailed technical proposal showing the stages of needs assessment
2  Prepare evaluation forms and share them for approval
3  Implementation of the assessment at the level of the governorates and districts in the targeted governorates and districts.
4  Preparing the needs assessment and institutional assessment report and submitting it in Arabic and English According to the following factors: 

The introduction:

•  Explain the purpose and scope of the report.
•  Brief background information on the local authority and its ICT department.
•  An overview of the assessment process

Methodology:

•  Explain the methods used to conduct the assessment.
•  Description of the data sources used.
•  Explain the criteria used to evaluate the department's performance.

Results:

•  An overview of the Department's current ICT infrastructure, systems and processes.
•  Analyzing the departments' performance in comparison to the standards specified in the methodology.
•  Determine the strengths and weaknesses of departments' capabilities in the field of information and communication technology.
•  Develop benchmarks for local authorities or other industry standards (where applicable).

Recommendations:

•  Specific recommendations for improvement based on the results.
•  Prioritizing recommendations based on urgency and impact.
•  Clarify the potential benefits of implementing the recommendations.

Closing:

•  Summary of results and recommendations.
•  Promote the importance of information and communication technology in the operations of local authorities.
•  Acknowledgment of the limitations of the assessment and suggestions for future work.

Supporters:

•  Supporting data and evidence used in the evaluation.
•  Additional information on the methodology and criteria used.
•  Technical details of the departments' systems and their infrastructure (where applicable)

5  Preparing a functional and institutional capacity development plan for the departments of information management, statistics and documentation in the offices of the targeted governorates and districts, with the attachment of forms. According to the following factors:

Planning and design:

•  Setting goals and strategic plans.
•  Design effective and appropriate solutions to achieve these goals.
•  Focus on analyzing systems and applications and designing them in an effective and appropriate manner.

Training and education:

•  Promote opportunities for training and education to improve skills and knowledge in the areas of information technology and systems departments.

Security and protection:

•  Support the application of security practices and information security.
•  Providing effective solutions to protect data and maintain information privacy.

Innovation and development:

•  What are the modern and innovative solutions and technologies to improve performance and develop systems and information.
•  The most important modern and advanced tools in the development and management of computer systems, and applications.

6  Providing a technical and financial vision for the appropriate idea for the application to provide technical solutions to the targeted districts.

Payment:

Payment mechanism:

1.    30% upon signing the contract.
2.    30% upon completion of 50% of tasks.
3.    40% upon completion of the evaluation and delivery of final reports.

Qualifications, Skills and Experience:

• Master's degree in Information Technology, or in Business Administration, or any other related field.

Experience:

Work experience of no less than 10 years in preparing and developing a methodology for the work of the statistics and documentation mechanism, institutional support and capacity building for government units, administrative work, or any other subject area. Practical and theoretical knowledge about the Departments of statistics, documentation and information within the framework of local authorities.

Skills and attributes:

• Strong task management skills including attention to detail to achieve the required quality in a timely manner.
• Skills in the mechanism of digital networks and digital systems used in statistics and archiving, including experience with Microsoft Office programs and internal and external digital networks.
• Ability to work independently, solve problems and make decisions.
• The ability to assess the needs and reflect them in models.
• Ability to write and prepare high-quality capacity-building plans.
• High coordination, communication, persuasion, and presentation skills

Nahda Makers Organization invites individual consultants to submit their technical offers with the provision of all necessary evidence in the preparation and development of methodology and models of previous works or others, as well as invites them to submit their financial offers. Please send your resume, along with technical and financial offers, to the e-mail [email protected]